Como cobrar reembolso de mídia de cliente sem desgaste

Cobrar reembolso de mídia paga é uma das maiores fontes de atrito agência-cliente. Agência adianta R$ 50 mil em mídia, cliente atrasa reembolso, agência aperta caixa, relação azeda. Esse problema é estrutural — exige solução estrutural.

Aqui vai o playbook pra agência cobrar mídia sem virar caso de cobrança.

Modelos de cobrança de mídia em 2026

Modelo 1: agência adianta + cobra depois

Agência paga a mídia do cartão dela e cobra do cliente no próximo ciclo. Comum, mas é o que mais gera dor de caixa.

Modelo 2: cliente paga diretamente na plataforma

Cliente põe cartão dele no Meta Ads / Google Ads. Agência só gerencia. Elimina dor de caixa, mas tira de cena a margem que agência cobrava em cima da mídia.

Modelo 3: adiantamento + fee de gestão fixo

Cliente deposita 60 dias de mídia antecipada na agência. Agência gerencia e presta conta. Modelo profissional, mas exige cliente maduro.

Modelo 4: fee único (mídia + gestão) por performance

Agência cobra % do faturamento gerado. Inclui mídia. Funciona pra e-commerce com tracking sólido.

Qual escolher

Cliente até R$ 5k/mês de mídia: modelo 2 (cartão do cliente).

R$ 5-30k/mês: modelo 1 ou 3, sempre com fee de gestão separado.

R$ 30k+/mês: modelo 3 obrigatório. Sem antecipado, viabilidade morre.

E-commerce com tracking limpo: modelo 4 pode escalar muito.

O contrato precisa ser explícito

Cláusulas que evitam 90% das brigas:

Reembolso em até X dias após NF (recomendado: 7-15 dias).

Multa por atraso (2% + juros de 1%/mês).

Pausa de campanha em caso de atraso superior a Y dias.

Comprovação via print do Ads Manager + NF da plataforma.

Margem ou repasse direto declarado no contrato.

Comunicação clara antes de gastar

Nunca rode mídia sem aprovação por escrito do cliente. Mesmo cliente velho. Mesmo R$ 200. WhatsApp serve, e-mail é melhor. O fluxo:

Agência manda plano de mídia com budget detalhado.

Cliente aprova por escrito (resposta clara, não "ok").

Agência roda a campanha.

Reembolso solicitado no fim do ciclo.

Como emitir NF

Em 2026, o ideal é:

NF da agência com 2 linhas separadas: "Fee de gestão" + "Reembolso de mídia".

Anexo com NF original da plataforma (Meta, Google, TikTok).

Print de Ads Manager com gasto confirmado.

Reembolso de mídia em geral não compõe base de cálculo de Simples/Lucro Real (é repasse). Confira com seu contador — varia por regime.

Comunicação de cobrança em 3 níveis

Nível 1 (D+0 do vencimento)

Lembrete amigável por WhatsApp ou e-mail. "Oi, queria confirmar se o pagamento da mídia caiu hoje porque preciso liberar o próximo ciclo".

Nível 2 (D+3)

Cobrança formal por e-mail mencionando contrato. "Conforme cláusula X, o reembolso vencia dia tal. Multa se aplica a partir de Y dias."

Nível 3 (D+10)

Aviso de pausa de campanha. "A campanha precisa pausar amanhã pra não comprometer caixa. Pode confirmar pagamento?"

Nível 4 (D+15)

Pausa real. Sem isso, cliente aprende que pode atrasar.

Como evitar virar banco do cliente

Nunca aumente budget sem reembolso do anterior em dia.

Tenha limite máximo de mídia por cliente (ex: R$ 20k).

Cobre adiantado se o cliente tem histórico de atraso.

Diversifique base — não dependa de 1 cliente pra mais de 30% do faturamento.

Quando passar pra cartão do cliente

Sempre que possível. Vantagens:

Zero dor de caixa.

Cliente vê gasto real (mais transparência, menos suspeita).

Cliente pega cashback do cartão.

Desvantagens:

Perde margem de mídia (compensa elevando fee de gestão).

Cliente pode mexer no cartão sem avisar.

Exige cliente disposto a entrar com cartão no Ads Manager.

Como organizar tudo

Agência madura tem:

Planilha mestre de mídia por cliente (budget, gasto, reembolso, NF).

Calendário de cobrança automático.

Alerta de atraso integrado com WhatsApp.

Relatório mensal mostrando gasto real vs aprovado.

No Mais Social você consolida gasto de mídia por cliente junto com performance — relatório de prestação de contas sai automático.

Comece grátis.

Conclusão

Reembolso de mídia não é problema de cobrança — é problema de processo. Contrato claro, fluxo de aprovação por escrito, NF organizada, comunicação em níveis e disciplina de pausa quando atrasa. Agência que adota isso para de virar banco e protege caixa.