Multi-cliente na prática: gerenciando 10+ contas sem virar caos

Toda agência boa cresce. E quase toda agência boa quebra operacionalmente entre o cliente 8 e o cliente 15. É a faixa em que o fundador para de operar conta a conta, precisa delegar, e descobre que o "jeito que a gente sempre fez" não escala pra 10 pessoas no time. Esse post é pra você que tá nessa faixa, ou prevendo chegar nela.

Sintomas de que você precisa reestruturar agora

Sinais comuns que vemos:

Posts agendados pro cliente errado já aconteceu mais de 1 vez no mês

Cliente comentou no WhatsApp pra mudar algo e ninguém anotou

Relatório de fim de mês atrasa pra 3+ clientes

Estagiário novo demora 2 semanas pra "entender o jeito" de cada conta

Você é gargalo — todo post espera sua aprovação

Se 3 ou mais desses já aconteceram, é hora de mexer na estrutura.

Princípio 1: cada cliente é um workspace isolado

Não importa qual ferramenta você use — Notion, ClickUp, agendador — cada cliente precisa ter um espaço próprio. Sem misturar. Workspace bem isolado:

Tem credenciais próprias (não mistura permissão entre clientes)

Tem briefing, pilares e tom de voz documentados

Tem calendário próprio

Tem time atribuído (gerente de conta + designer + redator)

Tem histórico de aprovações

No Mais Social isso é nativo — cada cliente é um workspace separado, com permissões granulares. Mas mesmo se você usar Notion ou Trello, replique essa estrutura.

Princípio 2: permissões por função

Estagiário não precisa ver dados financeiros do cliente. Designer não precisa publicar. Conta não precisa editar imagem. Defina 3-4 papéis e atribua:

Admin (você) — vê tudo, faz tudo

Gerente de conta — vê tudo do cliente, aprova posts, fala com cliente

Criador (designer/redator) — cria e edita, não publica nem fala com cliente

Cliente externo — só vê posts pendentes de aprovação e relatórios

Princípio 3: fluxo de aprovação padronizado

Defina um fluxo único pra todos os clientes (com flexibilidade pra exceções). Sugestão:

Quarta-feira: criador faz os 5-8 posts da semana seguinte

Quinta-feira: gerente de conta revisa internamente

Sexta-feira: link de aprovação enviado pro cliente

Segunda-feira meio-dia: deadline de aprovação

Segunda-feira tarde: ajustes finais e liberação

Terça em diante: posts publicam automaticamente

Fluxo idêntico pra todo cliente reduz erro operacional em 60%+.

Princípio 4: templates pra tudo

A diferença entre agência que escala e agência que sufoca é templates. Crie templates pra:

Briefing inicial (formulário padrão pra todo cliente novo)

Pilares de conteúdo (estrutura, depois adapta por nicho)

Relatório mensal (a ferramenta certa monta sozinha)

Email de onboarding (semana 1, 2, 3 do cliente novo)

Mensagem de comunicação rotineira ("seu post da segunda foi aprovado", "relatório do mês XX")

Princípio 5: relatórios automatizados

Se você gasta mais de 30 minutos por cliente montando relatório mensal, tá perdendo dinheiro. Ferramenta que puxa Meta Ads + Google Ads + GA4 + redes orgânicas e gera PDF automaticamente economiza 5-10h/cliente/mês. Multiplica por 15 clientes e você liberou 1 pessoa do time pra fazer estratégia em vez de exportar dados.

Métricas pra acompanhar a operação da agência

Não só métrica de cliente — métrica de agência:

Horas por cliente / mês — se cresce sem motivo, algo tá errado

Posts publicados no prazo (alvo: 95%+)

Tempo médio de aprovação (cliente que aprova rápido = cliente engajado)

NPS interno do time — operação caótica derruba moral

Churn de cliente — relação direta com qualidade operacional

Erro #1: tentar fazer tudo na mão "porque é nosso jeito"

Agência que cresce de 5 pra 20 clientes mantendo "o jeito que a gente sempre fez" sempre quebra. O jeito que funcionou pra 5 clientes não funciona pra 20 — não é falta de esforço, é matemática.

Erro #2: contratar antes de sistematizar

Solução clássica errada: "tô sobrecarregado, vou contratar mais 2 pessoas". Sem processo, mais gente piora — você gasta tempo treinando, retreinando e corrigindo erro. Sistema antes de pessoa.

Caso real: agência subindo de 8 pra 22 clientes em 6 meses

Um cliente Mais Social (agência de Curitiba) cresceu de 8 pra 22 contas em 6 meses, mantendo o mesmo time de 4 pessoas. O que mudou:

Migrou de planilhas + WhatsApp pra workspaces multi-cliente

Padronizou fluxo de aprovação (sexta → segunda)

Adotou relatório automático no fim do mês

Cobrou taxa de onboarding (R$ 800) pra cobrir setup inicial sem queimar time

Resultado: mais clientes, mesma equipe, NPS interno subiu, churn caiu. Receita +180% em 6 meses.

Se você tá nessa transição, veja como o Mais Social cobra por cliente (R$ 15/mês no plano anual, sem limite de workspaces). Multi-cliente nativo desde o plano básico — diferente da maioria das ferramentas que te empurra pro plano "Agency" caro.