Pipeline de aprovação: do briefing à publicação sem retrabalho

Retrabalho é o assassino silencioso de margem em agência. Cada post que volta pra refazer queima 2-4 horas de criativo + designer + gerente. Multiplique por 8 clientes e 40 posts por mês — e você tem um problema estrutural.

O remédio é pipeline de aprovação claro. Vamos montar.

As 5 fases do pipeline

Briefing — entrada do trabalho.

Pauta — definição de tema.

Produção — texto + design + edição.

Aprovação interna — revisão da agência.

Aprovação cliente — última camada.

Publicação — agendamento.

Erro: pular fase ou misturar duas. Se pauta e produção acontecem ao mesmo tempo, designer faz arte do post errado.

Briefing: o documento que evita 70% do retrabalho

Briefing deve cobrir:

Persona (1-2 personas máximo).

Tom de voz (3-5 palavras + 2 exemplos do "como" e "como não").

Paleta + tipografia (com PSD/Figma de referência).

Hashtags base da marca.

Restrições legais/regulatórias (saúde, finanças, alcoólico).

Lista de "nunca falar" (concorrentes, temas sensíveis).

Briefing deve ser vivo — atualizado trimestralmente. Briefing de 2 anos atrás é inútil.

Pauta: o filtro que economiza horas

Pauta mensal alinhada com cliente antes do designer começar:

Agência manda calendário com tema + formato + objetivo de cada post.

Cliente aprova ou ajusta em 48h.

Só depois disso designer e copy começam.

Resultado: design só roda quando tema está aprovado. Zero retrabalho de "queremos mudar a pauta".

Produção: separar copy de design

Erro comum: agência faz copy e arte ao mesmo tempo. Quando cliente reprova copy, arte vai junto.

Receita melhor:

Copy + roteiro vão pra aprovação interna primeiro.

Aprovado, vai pro cliente como texto.

Cliente aprova copy.

Designer entra com arte baseada em copy aprovado.

Arte volta pro cliente pra aprovação final.

Isso reduz retrabalho de design em 60%.

Aprovação interna: a camada que cliente não vê

Antes de qualquer coisa chegar no cliente, passa por:

Revisão de copy (gerente de contas).

Revisão de marca/estética (diretor criativo).

Checklist técnico (formato, tamanho, alt text, CTA).

Aprovação interna deve durar até 24h. Se demorar mais, vira gargalo.

Aprovação cliente: o gargalo crônico

Cliente atrasa aprovação porque:

Recebe muito conteúdo de uma vez.

Não tem clareza sobre o que precisa decidir.

Aprovação depende de várias pessoas internamente.

Receia errar e pede revisão "por garantia".

Soluções

Lote semanal em vez de aprovação peça por peça. Cliente abre o link uma vez por semana e aprova 8 posts.

Aprovação por link público (Notion, Figma, Mais Social). Cliente comenta direto no item.

SLA contratual: cliente tem 48h pra aprovar. Sem resposta após 48h = considerado aprovado.

Definir 1 ponto focal no cliente. Eliminar "manda pro chefe ver".

Reunião de aprovação semanal (30 min): cliente aprova ao vivo no link.

Publicação: a última milha

Post aprovado precisa virar publicação agendada. Esse é o passo mais simples e ainda assim onde mais se perde post (esquece de agendar, agenda no horário errado, agenda no perfil errado).

Checklist final

Perfil correto.

Horário ideal pro nicho.

Hashtags incluídas.

Link rastreado (UTM se aplicável).

Localização (Stories).

CTA visível.

Ferramentas mínimas

Sistema de aprovação (Mais Social, Notion, Trello).

Mensageria com cliente (Slack ou WhatsApp dedicado).

Calendário editorial visual.

Pasta de assets compartilhada (Drive ou Frame.io).

Métricas de saúde do pipeline

Lead time (briefing → publicação): meta 10-14 dias.

Taxa de retrabalho (% de posts que voltam): meta abaixo de 15%.

Tempo médio de aprovação cliente: meta abaixo de 48h.

% de posts publicados no prazo: meta acima de 90%.

Se sua agência tem qualquer dessas métricas estourada, é processo.

Como o Mais Social ajuda

O Mais Social tem aprovação por link público — cliente abre, vê todos os posts da semana, aprova ou comenta direto em cada um. Designer recebe notificação na hora. Agência ganha visibilidade de quem aprovou e quando.

Veja em recursos ou comece grátis.

Conclusão

Pipeline de aprovação não é luxo — é o que separa agência que escala de agência que vive em incêndio. Briefing vivo, pauta antes de produção, aprovação interna antes do cliente, lote semanal, SLA contratual. Isso entrega calendário publicado no prazo, com menos retrabalho, com cliente mais feliz.